Répondre à un appel d'offres : la soutenance est le moment que vous préparez le moins

Trois personnes pendant trois semaines pour le mémoire technique. Une soirée, la veille de l'audition, pour le support de soutenance, en recyclant les slides du dernier dossier. Cette répartition se retrouve, à peu de chose près, dans la plupart des équipes qui répondent à des appels d'offres.

L'arbitrage est mauvais, pour une raison précise : l'audition n'a rien d'un supplément de courtoisie. Elle compte dans la note, et elle se déroule souvent devant les personnes qui décident réellement.

Ce qu'est juridiquement une soutenance

Le point mérite d'être clarifié, parce qu'il conditionne tout le reste et qu'il est souvent mal compris côté candidats.

Dans un marché public, l'audition constitue une modalité d'évaluation d'un ou plusieurs critères directement liés à l'objet du marché, au même titre que le mémoire technique ou la note méthodologique. Les juridictions retiennent généralement une approche où un critère est apprécié conjointement à partir du document écrit et de la soutenance : la valeur technique, typiquement, s'évalue sur les deux.

Deux conséquences pratiques en découlent.

La soutenance n'est pas une négociation. En appel d'offres, elle sert à éclairer l'offre, pas à la modifier. Le Code de la commande publique encadre strictement ce qui peut être régularisé : l'acheteur peut autoriser la régularisation d'offres irrégulières dans un délai approprié, mais cette régularisation « ne peut avoir pour effet de modifier des caractéristiques substantielles de l'offre ». Arriver en soutenance avec l'intention d'améliorer sa proposition est donc, au mieux, une perte de temps.

Le scénario est communiqué à l'avance. Les acheteurs sont invités à cadrer le déroulé de l'audition et à le transmettre aux candidats, précisément pour que tous soient placés dans les mêmes conditions. Ce document est la meilleure source d'information dont vous disposez sur ce qui sera noté. Il est pourtant régulièrement lu en diagonale.

Les trois erreurs qui coûtent des points

1. Rejouer le mémoire technique

C'est l'erreur la plus répandue. Le support de soutenance reprend le plan du mémoire, section par section, en version condensée.

Le jury a lu le mémoire. Il l'a même souvent noté avant de vous recevoir. Lui en refaire la lecture consomme le seul temps où vous pouvez apporter quelque chose que l'écrit ne permettait pas : la démonstration que l'équipe présente est celle qui exécutera, et qu'elle a compris le contexte particulier de cet acheteur.

Le support de soutenance est un document à part, avec son objectif propre. Le résumé du mémoire n'en est qu'une caricature.

2. Parler de soi plutôt que du besoin

Le réflexe commercial produit invariablement les mêmes six premières slides : qui nous sommes, nos références, nos certifications, nos effectifs, nos implantations, nos valeurs.

Ces éléments figurent déjà dans le dossier de candidature. Les rappeler à l'oral consomme un quart du temps imparti pour redire ce que le jury a déjà validé ; sinon vous ne seriez pas dans la salle.

L'inversion utile est mécanique : commencez par ce que vous avez compris de leur situation, et ne parlez de vous que comme réponse à un point précis de leur besoin.

3. Improviser la partie questions

Dans la plupart des auditions, l'échange avec le jury pèse autant que l'exposé, parfois davantage. C'est pourtant la seule partie que personne ne prépare.

Réviser son dossier ne sert pas à grand-chose. Ce qui sert, c'est d'anticiper les trois questions gênantes : le point faible connu de l'offre, l'écart de prix avec le concurrent probable, et la capacité réelle à tenir le calendrier. Ces trois questions arrivent presque toujours. Y répondre par une slide d'annexe préparée, plutôt que par une improvisation, change la perception de la maîtrise.

La structure qui fonctionne

Un support de soutenance efficace tient en cinq blocs, et rarement plus de quinze slides.

1. Notre lecture de votre besoin. Deux à trois slides. Ce que vous avez compris de leur contexte, de leurs contraintes, de ce qui a motivé la consultation. C'est le bloc qui différencie le plus, parce qu'il ne se copie pas d'un dossier à l'autre.

2. La solution, sur les points qui les préoccupent. Pas l'intégralité de la méthode : les trois ou quatre points sur lesquels le règlement de consultation met l'accent.

3. L'équipe qui exécute. Nommée, avec les rôles et le temps réellement affecté. La question implicite du jury est toujours : « est-ce que les gens devant nous sont ceux qui feront le travail ? »

4. Le déroulé et les jalons. Un calendrier lisible, avec les points de contrôle et ce qui est attendu de l'acheteur.

5. Les risques, assumés. Le bloc que presque personne ne met, et qui produit le plus d'effet. Nommer deux risques réels et la façon dont ils sont traités inspire davantage confiance qu'un dossier sans aspérité, que personne ne croit.

Et en annexe, séparées du flux principal : les réponses préparées aux questions gênantes, les détails techniques, les références comparables.

La vraie contrainte : le délai

Voilà le problème opérationnel que rencontre toute équipe qui répond régulièrement.

L'invitation à l'audition arrive avec un préavis court. Le mémoire technique fait entre quarante et cent pages. Il faut en dériver un support de quinze slides, sur le gabarit de l'entreprise, dans un format qui varie selon l'acheteur, parfois avec un nombre de slides ou une durée imposés. Et il faut le refaire pour chaque consultation, sachant que le mémoire change à chaque fois.

C'est un travail de dérivation, pas de création. La matière existe déjà : elle est dans le mémoire, dans le règlement de consultation, dans les notes de l'équipe commerciale. Le travail consiste à sélectionner, réorganiser selon l'objectif propre à l'oral, et mettre au format.

C'est précisément ce type de tâche qui se délègue. Paul prend le mémoire technique, le règlement de consultation et vos notes en entrée, et construit le support sur le gabarit de votre entreprise, puis le régénère quand le périmètre bouge ou quand l'acheteur suivant impose un autre format. Le détail de la mécanique est sur la page réponse à appel d'offres.

Ce qui ne se délègue pas

Deux choses, et ce sont celles qui font gagner.

La première est la lecture du besoin. Comprendre pourquoi cet acheteur lance cette consultation maintenant, quelle difficulté il cherche réellement à résoudre, ce qui l'a déçu chez son prestataire précédent : cela vient d'échanges, de sourcing, de terrain. Aucun outil ne le produit.

La seconde est la décision de ne pas répondre. Les équipes qui sélectionnent leurs consultations gagnent une proportion plus élevée de celles qu'elles déposent, pour la raison évidente qu'elles concentrent leur temps de préparation sur les dossiers où elles ont un avantage. Automatiser la production de dossiers rend d'ailleurs cette discipline plus nécessaire, pas moins : quand répondre devient bon marché, la tentation de répondre à tout augmente, et la moyenne baisse.

Déposer plus de dossiers n'est pas le bon usage de l'automatisation. Le bon usage consiste à mettre plus de temps de cerveau sur ceux qui comptent, et notamment sur l'heure où l'on se retrouve face au jury.

Sources

• Code de la commande publique, article R2152-2 : régularisation des offres irrégulières et limite tenant aux caractéristiques substantielles.
• Code de la commande publique, chapitre II : Examen des offres (articles R2152-1 à R2152-13) : cadre de l'examen des offres.
• Direction des affaires juridiques, ministère de l'Économie, fiche technique « L'examen des offres » : conditions et cadrage des auditions.