Automatiseeri kvartaliaruandlus ilma finantsjuhi rangust kaotamata.
Iga kvartal koostavad sinu finants-, müügi- ja tegevusosakonnad oma aruandluse esitluse. Iga esitlus: 3–5 tundi vormistamist, kvartalist kvartalisse uuesti. Nii viib Paul selle aja 30 minutini, ilma numbrite usaldusväärsuses midagi ohverdamata.
Kvartaliaruandluse varjatud arve
Kui palju aega kulub sinu organisatsioonis päriselt kvartaliaruandlusele? Kogusummat alahinnatakse sageli:
- Mitu
- tundi esitluse kohtaAega, mis kulub näitajate Exceli muutmiseks identiteedile vastavaks esitluseks, mõõdetakse harva täpselt, ometi neelavad vormistamine, graafikud ja kommentaaride sõnastamine kergesti pool päeva kuni terve päeva.
- × 4
- kvartalit aastasRituaal kordub neli korda aastas, eranditult. Mastaabisäästu ei teki, sest uued andmed nõuavad iga kord uusi graafikuid ja kommentaare.
- × N
- osakondaFinants, müük, tootmine, personal, turundus, iga osakond koostab oma esitluse. Korruta 5 või 10 osakonnaga.
- Mitu
- inimnädalat aastasKogusummat alahinnatakse sageli. Keskmise suurusega ettevõttes seob kvartaliaruandlus aastas mitu inimnädalat, pelgalt selleks, et vormistada numbreid, mis on sinu süsteemides juba olemas.
Sinu näitajad on valmis, sinu süsteemides. Päris töö? Nende muutmine esitluseks sinu identiteedis. Just selle Paul automatiseerib.
Excelist kvartaliesitluseni sinu mallis
Neli sammu. Esimeses kvartalis impordite malli ja ühendate tabeli; järgmised võtavad mõne minuti.
- 011. etapp
Ühenda oma andmeallikad
Excel (kõige levinum), CSV, Power BI või Lookeri eksport, isegi raamatupidamisaruande PDF. Paul tunneb struktuuri ära ja tuvastab näitajad automaatselt (käive, marginaal, tegevuskulud, töötajate arv, NPS jne).
- 022. etapp
Paul pakub kvartali kava
Tüüpiline ülesehitus: kvartali kaas, juhtkonna kokkuvõte (3 võtmenumbrit), koondkasumiaruanne, muutused eelmise aasta ja eelarve suhtes, kvartali 3 peamist tegevust, järgmised verstapostid. Kinnitad või kohandad.
- 033. etapp
Genereerimine sinu ettevõtte mallis
Ettevõtte fondid, palett, juhtslaidid, ametlik jalus. Numbrid säilivad komakoha täpsusega, Paul ei arvuta midagi ümber ega tõlgenda midagi uuesti.
- 044. etapp
Järgmine kvartal: automaatne taasgenereerimine
Vahetad andmeallika (3. kvartali Excel 2. kvartali oma asemel). Paul kordab eelmisel kvartalil kinnitatud struktuuri. Kava, graafikud ja tüüpkommentaarid kohanduvad uute andmetega automaatselt.
Sinu numbrid jäävad sinu numbriteks
Finantsjuht ei salli ligikaudsust. Paul hoiab finantsaruandluselt oodatavat rangust:
- 01
Ei mingit ümberarvutamist
Paul kuvab sinu numbrid täpselt nii, nagu need allikas on. Ei mingit agregeerimist, varjatud ümardamist ega vaikset teisendust. Kui lahtris G42 on 1 247 332 €, siis just see ka kuvatakse.
- 02
Jälgitavus lahtri kaupa
Iga slaidil kuvatud väärtus on jälgitav oma allikani: rea ja veeru number algses Excelis, koondallikas. Iga väärtust saad ühe klikiga auditeerida.
- 03
Ei mingeid väljamõeldud numbreid
Paul ei leiuta puuduvat numbrit. Kui andmed allikas puuduvad, annab Paul sellest märku („1. kvartali andmed puuduvad“), selle asemel et auk hinnanguga täita.
- 04
Kommentaarid numbritest eraldi
Tekstianalüüs („Kasvu vedas ENT-segment“) on toornumbritest visuaalselt eristatav. Lugeja teab alati, mis on faktiline tähelepanek ja mis tõlgendus.
- 05
Kvartaalne versioonimine
Iga loodud esitlus on ajatempliga alles hoitud. Järgmises kvartalis saad võrrelda sõna-sõnalt eelmisega, mis muutus narratiivis, mitte ainult numbrites.
- 06
Kohustuslik inimkinnitus
Paul koostab mustandi. Ühtegi esitlust ei levitata automaatselt, lõplik versioon jääb alati sinu finantsjuhi kontrolli alla.
Milline näeb välja kvartaliaruandluse kasutuselevõtt
Esinduslik esimeste kasutuskuude kohta keskmise suurusega ettevõttes:
- Enne PauliMitu osakonda koostab kvartaliaruande käsitsi. Iga esitlus nõuab mitut tundi vormistamist. Kvartali kogusumma ulatub mitme inimpäevani.
- KasutuselevõttFinantsjuht loeb sisse oma ettevõtte malli, .pptx-i sisselugemine võtab paar minutit. Ta seadistab aruandluse esitluse tüüpstruktuuri ja loob esimese esitluse mõne minutiga. Kogu seadistus: alla 15 minuti.
- Esimene täistsükkelIga osakond koostab oma esitluse mõne minutiga, parandab käsitsi vajaliku ja palub Paulilt sisulisi muudatusi. Kvartaliaruandlus lüheneb mitmelt inimpäevalt ühele hommikupoolikule.
- PüsikiirusKvartalite jooksul saavad tüüpstruktuurid sisemisteks standarditeks. Sisuline ülevaatus muutub kergemaks, tüüpkommentaare kasutatakse uuesti. Ajavõit on suur ja tsüklist tsüklisse korratav.
Küsimus ei ole ainult võidetud ajas. Küsimus on ka osakondade vahelises visuaalses sidususes ja vabanenud ajas suurema väärtusega analüüsiks.
Mõni minut, et ühendada oma mall ja esimene Excel
- 01
Ettevõtte malli üleslaadimine
Sinu ettevõtte PowerPoint (ametlik identiteet või viimane ettevõtte esitlus). Paul kaardistab fondid, paleti ja juhtslaidid mõne minutiga.
- 02
Esimese näitajate Exceli üleslaadimine
Sinu kvartaalse juhtimise fail, vorming ei ole oluline, Paul kohaneb. Eelnevat ühtlustamist ei ole vaja.
- 03
Esimese mustandi genereerimine
Mõne minutiga saad täieliku aruandluse esitluse oma mallis ja oma andmetega. Kohandad ja genereerid vajaduse korral uuesti.
- 04
Kinnitamine ja levitamine
Kohe redigeeritav PPTX-eksport. Levita seda juhatusele, nõukogule või otse tegevjuhtkonnale.
Sinu finantsosakonna küsimused
- Kas Paul saab ühenduda mu ERP- või raamatupidamissüsteemiga?
- Enamik kliente ekspordib oma ERP-st (SAP, Microsoft Dynamics, Directo, Merit Aktiva jne) Exceli või CSV-faili ja laadib selle Pauli. Omaühendustest ERP-ga räägime demo ajal, lähtudes sinu olukorrast.
- Kas mu konfidentsiaalsed numbrid on kaitstud?
- Majutus ainult Euroopa Liidus, TLS 1.2+ krüpteering edastamisel ja AES-256 salvestatuna, mudeleid sinu andmetel ei treenita, andmebaasi tasemel organisatsioonipõhine isolatsioon (Row Level Security). Üksikasjad turvalisuse lehel.
- Mis siis, kui mu Exceli struktuur kvartalist kvartalisse muutub?
- See ei blokeeri midagi. Laadid uue Exceli üles ja Paul koostab esitluse selle sisu põhjal. Kui soovid kvartalist kvartalisse stabiilset struktuuri, tasub hoida andmeallika vormistus muutumatuna.
- Mitu juriidilist isikut või tütarettevõtet: üks esitlus või mitu?
- Paul toetab mõlemat loogikat. Kas üks konsolideeritud kontserni esitlus jaotusega üksuste kaupa või üks esitlus üksuse kohta koos kohandatud malliga (emaettevõte vs tütarettevõte). Valid genereerimise hetkel.
- Aga kui slaidil puudub kvalitatiivne kontekst, mida tean ainult mina?
- Saad pärast genereerimist vabalt redigeerida, PPTX on kohe muudetav. Võid ka eelnevalt lisada lähtememo (PDF, Word), mille Paul lisab slaidi kommentaarina.
Vaatame koos sinu järgmise kvartaliaruandluse üle
- 01Importige mall
- 02Kirjeldage esitlust
- 03Eksportige .pptx