Beratungen: im Corporate Design des Kunden liefern, ohne das Deck neu zu bauen

Jeder Berater kennt den Moment. Das Projekt ist abgeschlossen, die Empfehlungen sind abgenommen, und der Kunde fragt noch eine Sache: „Könnten Sie das in unsere Vorlage übertragen?“ Was folgt, beschäftigt einen Junior zwei Tage lang. Kopieren, einfügen, anpassen, Diagramme neu bauen, Farben wiederfinden, Schriften jagen, die sich nicht installieren lassen.

Das Problem ist nicht die Bitte. Sie ist berechtigt, und sie wird zur Regel. Das Problem ist, dass Beratungen sie wie einen Unfall am Projektende behandeln statt wie eine Produktionsregel.

Warum der Kunde zu Recht fragt

Ein Abschlussbericht wird nicht einmal gelesen. Er wird im Vorstand wieder aufgenommen, für den Aufsichtsrat gekürzt, in einen Dreijahresplan übernommen. Jede Wiederverwendung passiert in den Werkzeugen und im Format des Kunden. Ein Deck im Design der Beratung zwingt seine Teams, alles von Hand nachzubauen, oder ein Dokument zu zeigen, das optisch nicht ihres ist.

Auch die Markenteams sind strenger geworden. Ein Corporate Design wird wie ein Vermögenswert verteidigt: Logo, Farben, Schriften, Ränder, alles ist festgelegt, und ein externes Dokument, das davon abweicht, ist ein Dokument, das weniger weitergereicht wird. In der Vorlage des Kunden zu liefern gibt Ihrer Arbeit die besten Chancen, unverändert weiterverwendet zu werden.

Was ein Vorlagenwechsel wirklich kostet

Es lohnt sich zu rechnen, denn die Kosten werden fast immer unterschätzt.

Eine Präsentation von einer Vorlage in eine andere zu übertragen ist keine Kopierarbeit. Die Master unterscheiden sich, die Titelbereiche haben nicht dieselbe Höhe, die Schriften der Beratung sind beim Kunden nicht installiert, native Diagramme erben eine Palette, die nicht mehr passt. Bei einem Deck mit vierzig Folien braucht jede Folie je nach Dichte drei bis zehn Minuten Nacharbeit. In Summe ist das mehr als ein Arbeitstag, erledigt von der günstigsten Person im Team, also derjenigen, die am wenigsten merkt, dass eine Zahl verschwunden ist oder ein Titel durch den Umbruch seinen Sinn verloren hat.

Dazu kommen unsichtbare Kosten: Die Version im Design des Kunden wird zu einer weiteren Datei neben der Version der Beratung. Zwei Dateien, zwei Wahrheiten, und die Gewissheit, dass eine Korrektur in der einen in der anderen fehlen wird.

Drei Wege, sich zu organisieren

Der erste ist, von Anfang an in der Vorlage des Kunden zu arbeiten. Auf dem Papier der sauberste Weg, in der Praxis der seltenste. Berater haben ihre Reflexe, ihre Folienbibliotheken, ihre Abkürzungen. Ihnen drei Monate lang ihr Werkzeug zu nehmen, um am Ende zwei Tage zu sparen, wird selten akzeptiert.

Der zweite ist, eine Brücke zu pflegen: eine Bibliothek der Beratungsfolien, bereits in die Vorlage jedes wiederkehrenden Kunden übertragen. Das funktioniert für Kunden, die man seit Jahren betreut, und gar nicht für einen neuen.

Der dritte ist, den Vorlagenwechsel als automatisierbaren Schritt zu betrachten: Inhalt ist das eine, seine Gestaltung das andere, und das Werkzeug übernimmt das zweite. Das wird möglich, wenn eine KI eine PowerPoint-Vorlage als Bausatz liest, mit Layouts, Komponenten und Regeln, statt als Bild, das es nachzuahmen gilt.

Was unangetastet bleiben muss, und was sich bewegen darf

Ein gelungener Vorlagenwechsel folgt einer strengen Hierarchie.

Was sich nicht bewegt: die Zahlen, die mit dem Kunden abgestimmten Formulierungen, die Reihenfolge der Folien, die Quellen in der Fußzeile. Eine Nacharbeit, die nebenbei einen Satz „verbessert“, ist keine Nacharbeit, sondern ein Fehler, der auf seinen Auftritt wartet.

Was sich ändern muss: Schriften, Farben, Ränder, Titelpositionen, der Stil von Tabellen und Diagrammen, Piktogramme, die Fußzeile. Alles, was zur Vorlage gehört.

Was eine Entscheidung braucht: die Dichte. Eine Beratungsvorlage verträgt oft mehr Text pro Folie als die Vorlage eines Industriekonzerns. Eine Folie, die auf eine Seite passte, braucht vielleicht zwei. Das ist der einzige Punkt, an dem der Wechsel nicht rein mechanisch ist, und der, den man zuerst prüfen sollte.

Eine einfache Regel für das nächste Projekt

Legen Sie bei Vertragsunterzeichnung fest, in welchem Design jedes Dokument geliefert wird, und planen Sie den Wechsel in der Auslastung ein. Will der Kunde seine Vorlage, besorgen Sie sich die .pptx-Datei in der ersten Woche. Sie hilft Ihnen zu prüfen, dass alles, was Sie produzieren, hineinpasst.

Genau dafür wurde Paul gebaut: Sie importieren die Vorlage des Kunden einmal, Paul liest Layouts und Regeln, und Sie komponieren oder übertragen Ihre Folien darin, mit einem nativen PowerPoint-Export, den der Kunde bearbeiten kann. Der mechanische Teil verschwindet. Was bleibt, ist die Entscheidung über die Dichte, echte Beratungsarbeit, die Ihnen niemand abnimmt.

Wie das bei einem vollständigen Bericht abläuft, zeigt die Seite Unternehmensvorlage, und die kostenlose Testphase läuft auf Ihrer eigenen Vorlage.