Sie haben eine schöne PowerPoint-Vorlage gestaltet. Warum benutzt sie niemand?

Das Szenario wiederholt sich in jeder Organisation, die ihre Identität ernst nimmt. Eine Agentur oder das interne Markenteam liefert eine tadellose PowerPoint-Vorlage: saubere Master, Layouts für jeden Zweck, Palette, Schriften, Piktogramme, Abstandsregeln. Die Datei wird ausgerollt, vorgestellt, beklatscht.

Sechs Monate später öffnet die Kommunikationsleitung drei zufällig ausgewählte Decks, die an Kunden gingen. Keines sieht aus wie die Vorlage. Titel in Calibri, Blautöne, die nicht das Blau sind, Folien aus einer alten Datei mit ihrer alten Fußzeile, Excel-Diagramme als Bild eingefügt.

Es ist kein Disziplinproblem

Die erste Reaktion: das Handbuch noch einmal verschicken, eine Schulung ansetzen, die Regeln in Erinnerung rufen. Das wirkt ein paar Wochen. Dann erzeugen dieselben Ursachen dieselben Wirkungen, weil die Ursachen nicht bei den Menschen liegen.

Eine Beraterin, ein Vertriebler, ein Projektleiter baut eine Präsentation unter Zeitdruck aus dem, was gerade da ist: dem letzten eigenen Deck, dem eines Kollegen, einer Datei vom Kunden. Niemand startet mit einer leeren Vorlage. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt, den niemand die Zeit hat zu nehmen.

Es gibt eine zweite, technischere Ursache. Eine PowerPoint-Vorlage ist kein Dokument, sondern ein System: Master, Layouts, Platzhalter, ein Farbschema. Dieses System überlebt Kopieren und Einfügen nicht. Sobald eine Folie von einer Datei in eine andere eingefügt wird, bringt sie ihren alten Master mit. Das Deck enthält dann zwei Vorlagen nebeneinander, und die neue verliert jedes Mal.

Was die Vorlage sein sollte

Damit ein Corporate Design hält, darf die Vorlage nicht der Ausgangspunkt der Präsentationen sein, sondern ihr dauerhaftes Material. Eine Nuance, die alles ändert.

Einen Ausgangspunkt verlässt man bei der ersten eingefügten Folie. Ein Material kann man nicht verlassen: Jede neue Folie wird aus seinen Teilen gesetzt, jedes Diagramm übernimmt seine Palette, jeder Titel landet in seinem Titelbereich.

Konkret heißt das: Wer eine Folie erstellt, sollte nie eine Farbe, eine Schrift, eine Position wählen müssen. Er sollte ein Layout wählen und Inhalt schreiben. Alles andere gehört zur Vorlage und wird von ihr vorgegeben. Das versprechen „Brand-Kit“-Werkzeuge, und sie halten es nur zur Hälfte, weil ein Brand-Kit eine Palette und zwei Schriften umfasst, während ein Corporate Design in PowerPoint Dutzende Layouts und Komponenten hat.

Die Vorlage so gestalten, dass eine Maschine sie lesen kann

Markenteams haben heute einen neuen Leser für ihre Vorlagen: die KI, die die Folien setzen wird. Eine Vorlage, die für Menschen gut gebaut ist, ist es fast immer auch für eine KI, aber einige Regeln wiegen schwerer als andere.

Jedes Layout braucht einen Namen, der sagt, wofür es da ist. „Titel und Inhalt“ hilft niemandem; „Kennzahlen, vier Indikatoren“ führt einen Menschen genauso wie ein Modell.

Platzhalter müssen echt sein. Ein Titel, der als freies Textfeld gesetzt wurde, ist für PowerPoint kein Titel, und für das Werkzeug, das die Datei liest, auch nicht.

Farben müssen im Farbschema liegen, nicht von Hand aufgetragen sein. Eine Form, die mit einem eingetippten Hex-Code gefärbt wurde, folgt der Palette nie.

Wiederkehrende Komponenten, Kästen, Etiketten, Zahlenblöcke, müssen mindestens einmal in den Beispielfolien der Vorlage vorkommen. So werden sie zu wiederverwendbaren Teilen statt zu Erfindungen, die in jedem Deck neu entstehen.

Messen statt erinnern

Ein lebendiges Corporate Design wird gemessen: Welcher Anteil der nach außen gegangenen Präsentationen dieses Quartals wurde in der Vorlage gesetzt? Wie viele Layouts werden tatsächlich genutzt, und welche nie? Letztere gehören gestrichen, nicht verteidigt.

Diese Messung ist unmöglich, solange Decks von Hand in verstreuten Dateien entstehen. Sie wird selbstverständlich, sobald die Produktion über ein Werkzeug läuft, das aus der Vorlage setzt: Jede Folie weiß, aus welchem Layout sie stammt.

Was Paul für ein Markenteam ändert

Paul importiert Ihre PowerPoint-Vorlage einmal und gewinnt daraus einen Bausatz: die Layouts, die Komponenten, die Palette, die Schriften, die Kompositionsregeln. Beschreibt eine Nutzerin eine Präsentation, setzt Paul sie aus diesen Teilen, und nur aus diesen. Das Ergebnis wird als natives .pptx exportiert, also bearbeitbar, aber der Ausgangspunkt ist immer die Vorlage, nie ein altes Deck.

Für eine Agentur eröffnet das eine neue Leistung: nicht mehr eine Vorlage zu liefern, die der Kunde aufgibt, sondern eine Vorlage, die die Präsentationen des Kunden selbst produziert. Die Seite Unternehmensvorlage zeigt, wie der Import abläuft, und die kostenlose Testphase läuft auf Ihrer eigenen Datei.