Automatizēt ceturkšņa atskaiti nezaudējot finanšu direktora precizitāti.
Katru ceturksni Jūsu finanšu, pārdošanas un operāciju struktūrvienības sagatavo savu atskaites prezentāciju. Katra prezentācija: 3–5 stundas noformēšanas, kas atkārtojas ceturksni pēc ceturkšņa. Lūk, kā Paul šo laiku samazina līdz 30 minūtēm, neko neupurējot skaitļu ticamībā.
Ceturkšņa atskaišu slēptais rēķins
Cik daudz laika Jūsu organizācijā patiesībā aizņem ceturkšņa atskaites? Kopējais aprēķins bieži tiek novērtēts par zemu:
- Vairākas
- stundas vienai atskaiteiLaiks, kas vajadzīgs, lai KPI izklājlapu pārvērstu zīmolam atbilstošā prezentācijā, reti tiek precīzi uzskaitīts, tomēr noformēšana, grafiki un komentāru formulēšana viegli aizņem no pusdienas līdz veselai dienai.
- × 4
- ceturkšņi gadāRituāls atkārtojas četras reizes gadā bez izņēmuma. Nekāda apjomradīta ietaupījuma: jaunie dati katru reizi prasa jaunus grafikus un komentārus.
- × N
- struktūrvienībasFinanses, pārdošana, operācijas, personāls, mārketings, katra struktūrvienība gatavo savu prezentāciju. Reiziniet ar 5 vai 10 struktūrvienībām.
- Vairākas
- cilvēknedēļas gadāKopsummu bieži novērtē par zemu. Vidēja lieluma uzņēmumā ceturkšņa atskaites gadā paņem vairākas cilvēknedēļas, tikai tāpēc, lai noformētu skaitļus, kas Jūsu sistēmās jau ir pieejami.
Jūsu KPI ir gatavi, Jūsu sistēmās. Īstais darbs? To pārvēršana prezentācijā Jūsu zīmola stilā. Tieši to Paul automatizē.
No izklājlapas līdz ceturkšņa prezentācijai Jūsu veidnē
Četri soļi. Pirmajā ceturksnī importējat veidni un pieslēdzat tabulu; nākamie aizņem dažas minūtes.
- 011. solis
Pievienojiet savus datu avotus
Excel (visbiežāk), CSV, Power BI vai Looker eksports, pat grāmatvedības bilances PDF fails. Paul atpazīst struktūru un automātiski nosaka rādītājus (apgrozījums, peļņas norma, OPEX, darbinieku skaits, NPS u. c.).
- 022. solis
Paul piedāvā ceturkšņa plānu
Tipiska struktūra: ceturkšņa vāks, vadības kopsavilkums (3 galvenie skaitļi), peļņas vai zaudējumu kopsavilkums, izmaiņas pret iepriekšējo gadu un budžetu, 3 galvenās ceturkšņa darbības, nākamie atskaites punkti. Jūs apstiprināt vai koriģējat.
- 033. solis
Ģenerēšana Jūsu institucionālajā veidnē
Korporatīvie fonti, palete, slaidu šabloni, institucionālā kājene. Skaitļi tiek saglabāti līdz decimāldaļai, Paul neko nepārrēķina un neinterpretē no jauna.
- 044. solis
Nākamais ceturksnis: automatizēta atkārtota ģenerēšana
Jūs nomaināt datu avotu (3. ceturkšņa Excel 2. ceturkšņa vietā). Paul atkārto iepriekšējā ceturksnī apstiprināto struktūru. Plāns, grafiki un tipveida komentāri automātiski pielāgojas jaunajiem datiem.
Jūsu skaitļi paliek Jūsu skaitļi
Finanšu direktors nepieļauj aptuvenību. Paul saglabā finanšu atskaitēm nepieciešamo precizitāti:
- 01
Nekādu pārrēķinu
Paul rāda Jūsu skaitļus tieši tādus, kādi tie ir avotā. Nekādas apkopošanas, nekādas neizteiktas noapaļošanas, nekādas klusas pārveidošanas. Ja šūnā G42 ir 1 247 332 €, tieši tas parādās slaidā.
- 02
Izsekojamība katrai šūnai
Katra slaidā redzamā vērtība ir izsekojama līdz avotam: rindas un kolonnas numuram sākotnējā Excel failā un konsolidētajam avotam. Jebkuru vērtību varat pārbaudīt ar vienu klikšķi.
- 03
Nekādu izdomātu skaitļu
Paul neizdomā trūkstošu skaitli. Ja dati avotā nav atrodami, Paul to norāda („1. ceturkšņa dati nav sniegti“) tā vietā, lai aizpildītu ar aplēsi.
- 04
Komentāri nodalīti no skaitļiem
Teksta analīze („Izaugsmi nodrošina ENT segments“) vizuāli atšķiras no neapstrādātiem skaitļiem. Lasītājs vienmēr zina, kas ir faktisks novērojums un kas, interpretācija.
- 05
Ceturkšņa versijas
Katra izveidotā prezentācija tiek datēta un saglabāta. Nākamajā ceturksnī varat vārds vārdā salīdzināt ar iepriekšējo, kas mainījies stāstījumā, ne tikai skaitļos.
- 06
Obligāts cilvēka apstiprinājums
Paul sagatavo melnrakstu. Neviena prezentācija netiek izplatīta automātiski, galīgā versija vienmēr paliek Jūsu finanšu direktora rokās.
Kā izskatās ceturkšņa atskaišu ieviešana
Raksturīgi pirmajiem lietošanas mēnešiem vidēja lieluma uzņēmumā:
- Pirms PaulVairākas struktūrvienības katra gatavo savu ceturkšņa atskaiti ar roku. Katra prezentācija prasa vairākas noformēšanas stundas. Kopsumma ceturksnī sasniedz vairākas cilvēkdienas.
- IeviešanaFinanšu direktors pievieno savu institucionālo veidni, .pptx faila nolasīšana aizņem dažas minūtes. Viņš iestata tipveida atskaites struktūru un dažās minūtēs izveido pirmo prezentāciju. Kopējā ieviešana: mazāk nekā 15 minūtes.
- Pirmais pilnais ciklsKatra nodaļa savu prezentāciju izveido dažās minūtēs, ar roku izlabo nepieciešamo un saturiskas izmaiņas lūdz Paul. Ceturkšņa pārskati no vairākām cilvēkdienām saīsinās līdz vienam rītam.
- Ierastais ritmsCeturksni pēc ceturkšņa tipveida struktūras kļūst par iekšējiem standartiem. Redakcionālā pārskatīšana kļūst vieglāka, tipveida komentāri tiek izmantoti atkārtoti. Laika ietaupījums ir būtisks un atkārtojams ciklu pēc cikla.
Būtiskais nav tikai ietaupītais laiks. Tā ir arī vizuālā saskaņotība starp struktūrvienībām un atbrīvotā jauda augstākas vērtības analīzēm.
Dažas minūtes, lai pievienotu veidni un pirmo Excel failu
- 01
Institucionālās veidnes augšupielāde
Jūsu korporatīvais PowerPoint (oficiālās zīmola vadlīnijas vai pēdējā institucionālā prezentācija). Paul dažās minūtēs kartē fontus, paleti un slaidu šablonus.
- 02
Pirmās KPI izklājlapas augšupielāde
Jūsu ceturkšņa vadības fails, neatkarīgi no formāta Paul pielāgojas. Nekāda iepriekšēja normalizēšana nav vajadzīga.
- 03
Pirmā melnraksta ģenerēšana
Dažās minūtēs saņemat pilnu atskaites prezentāciju Jūsu veidnē un uz Jūsu datiem. Jūs koriģējat un pēc vajadzības ģenerējat no jauna.
- 04
Apstiprināšana un izplatīšana
Eksports uz nativi rediģējamu PPTX. Izplatīšana valdei, padomei vai tieši Jūsu ģenerāldirektoram.
Jūsu finanšu vadības jautājumi
- Vai Paul var savienoties ar manu ERP vai grāmatvedības sistēmu?
- Lielākā daļa klientu no sava ERP (SAP, Microsoft Dynamics, Visma Horizon, Jumis u. c.) eksportē Excel/CSV failu un ielādē to Paul. Par tiešiem ERP savienotājiem parunāsim demonstrācijas laikā atkarībā no Jūsu konteksta.
- Vai mani konfidenciālie skaitļi ir aizsargāti?
- Izvietošana tikai ES, TLS 1.2+ šifrēšana pārraidē un AES-256 miera stāvoklī, nekāda modeļu apmācība uz Jūsu datiem, nodalījums pa organizācijām datubāzes līmenī (Row Level Security). Sīkāk drošības lapā.
- Kas notiek, ja Excel faila struktūra no ceturkšņa uz ceturksni mainās?
- Nekādu šķēršļu. Jūs ielādējat jauno Excel failu, un Paul balstās uz tā saturu, lai izveidotu prezentāciju. Ja vēlaties stabilu struktūru ceturksni pēc ceturkšņa, labāk saglabāt nemainīgu datu avota noformējumu.
- Vairākas juridiskās personas vai meitasuzņēmumi: viena prezentācija vai vairākas?
- Paul pārvalda abas pieejas. Vai nu viena konsolidēta grupas prezentācija ar sadalījumu pa uzņēmumiem, vai viena prezentācija katram uzņēmumam ar pielāgotu veidni (mātes uzņēmums pret meitasuzņēmumu). Jūs izvēlaties ģenerēšanas brīdī.
- Un ja slaidam trūkst kvalitatīva konteksta, ko zinu tikai es?
- Pēc ģenerēšanas varat brīvi rediģēt, PPTX ir nativi rediģējams. Varat arī iepriekš pievienot ietvara piezīmi (PDF, Word), ko Paul iekļauj kā slaida komentāru.
Apskatīsim Jūsu nākamo ceturkšņa atskaiti kopā
- 01Importējiet veidni
- 02Aprakstiet prezentāciju
- 03Eksportējiet .pptx