Lenkungsausschuss: das wöchentliche Deck, ohne den Abend zu opfern

Der Lenkungsausschuss ist die regelmäßigste Sitzung im Leben eines Projekts, und das Deck, das sie vorbereitet, ist das, das man am häufigsten neu macht. Jede Woche oder alle zwei Wochen dieselben Fragen: Wo stehen wir, was ist gerutscht, was muss entschieden werden, was brauchen wir. Und jede Woche derselbe Abend, um zwanzig Folien zu aktualisieren, von denen sich achtzehn nur um drei Zahlen geändert haben.

Was der Sponsor wirklich erwartet

Ein Lenkungsausschuss ist keine Informationsveranstaltung. Der Sponsor und die anwesenden Bereichsleiter sind nicht da, um das Projekt kennenzulernen, sondern um zu entscheiden. Sie erwarten drei Dinge, in dieser Reihenfolge: eine sofortige Lesbarkeit des Projektzustands, die Liste der Entscheidungen, die ihnen zufallen, und den Beweis, dass das Team beherrscht, wovon es spricht.

Was das Deck zu oft tut: die Woche erzählen. Was es tun sollte: die Abweichung zwischen Plan und Ist zeigen, dann fragen.

Die Struktur, die sich nicht bewegt

Die Stärke eines guten Lenkungsdecks liegt darin, immer gleich zu sein. Die Teilnehmer wissen, wohin sie schauen, vergleichen von Sitzung zu Sitzung und erkennen sofort, was sich geändert hat. Eine bewährte Struktur passt in acht Folien.

Das Projektwetter: ein Gesamtindikator, drei je Arbeitspaket, ein Satz Zusammenfassung. Die erwarteten Entscheidungen, zuerst und nicht zuletzt, denn sie sind der Zweck der Sitzung. Fortschritt je Arbeitspaket, geplant und erreicht. Budget, verbraucht und prognostiziert. Risiken, mit ihrer Entwicklung seit der letzten Sitzung. Blockierte Punkte, mit dem Namen der Person, die sie lösen kann. Die nächsten Schritte auf zwei Wochen. Anhänge, die nicht präsentiert werden.

Diese Struktur ist eine Vorlage im wörtlichen Sinn: feste Layouts, Bereiche, die auf Zahlen und kurze Sätze warten. Genau das macht sie automatisierbar.

Was sich jede Woche ändert, und woher es kommt

Die Zahlen kommen aus drei oder vier Quellen: dem Terminplan, der Budgetverfolgung, dem Risikoregister, der Maßnahmenliste. Sie existieren bereits, in Dateien, die das Team ohnehin pflegt. Die Arbeit des Projektleiters ist nicht, sie zu erzeugen, sondern sie in Form zu bringen, und genau dort verschwindet der Abend.

Der Text ändert sich weniger, als man denkt. Die Zusammenfassung und die Entscheidungsvorlagen sind die einzigen Teile, die echtes Schreiben verlangen. Alles andere ist Aktualisierung.

Drei Praktiken, die den Abend zurückgeben

Die Struktur füllen, nie neu zeichnen. Das Deck dieser Woche ist das Deck der letzten Woche mit ersetzten Zahlen. Jede Strukturänderung ist eine eigene Entscheidung, einmal pro Quartal.

Die Folien aus den Verfolgungsdateien erzeugen lassen. Ein exportiertes Dashboard, ein Risikoregister, ein Terminplan: einem Werkzeug übergeben, das eine Vorlage lesen kann, werden sie in Minuten zu den entsprechenden Folien, im Design des Projekts oder des Kunden.

Die eigene Zeit für die zwei Folien reservieren, die zählen. Das Wetter und die erwarteten Entscheidungen. Sie liest der Sponsor, und sie kann niemand außer dem Projektleiter schreiben.

Für Projekte mit mehreren Kunden

Beratungen und Integratoren haben ein zusätzliches Problem: Jeder Kunde will seinen Lenkungsausschuss in seinem Design. Derselbe Inhalt, dieselbe Struktur, drei verschiedene Vorlagen. Genau der Fall, in dem ein Werkzeug, das in der Vorlage des Kunden setzt statt in der des Dienstleisters, am meisten Zeit spart.

Paul wurde dafür gebaut: Sie importieren die Vorlage des Kunden oder des Projekts, Paul liest die Layouts, und zu jeder Sitzung geben Sie ihm Ihre Verfolgungsdateien und Ihre zwei Absätze Zusammenfassung. Er setzt das Deck in der Struktur, Sie lesen gegen, Sie exportieren als .pptx. Die Seite Quartalsreporting zeigt den Ablauf an einem zahlenlastigen Bericht, und die kostenlose Testphase läuft mit Ihren eigenen Dateien.