Unternehmenspräsentationen mit KI erzeugen, ohne generische Folien zu produzieren

„Erstellen Sie eine Präsentation zu unserer Vertriebsstrategie 2027.“ Dreißig Sekunden später liegen zehn Folien vor. Sauber, strukturiert, und sie könnten zu jedem Unternehmen der Welt gehören. Zurück bleibt eine eigentümliche Mischung aus Anerkennung und Unbehagen.

Der Reflex ist, das Werkzeug verantwortlich zu machen. Das ist selten die richtige Erklärung. Eine generische Präsentation ist fast immer die getreue Wiedergabe eines generischen Auftrags, und der Spielraum liegt bei dem, was Sie der Maschine geben, nicht bei der Maschine.

Warum das Ergebnis generisch ausfällt

Ein Präsentationsgenerator füllt Lücken. Das ist seine Funktion und zugleich seine Falle.

Der Auftrag oben enthält drei Informationen: ein Thema, ein Jahr, ein Register. Alles Übrige fehlt: Ihr Markt, Ihre Zahlen, Ihr Publikum, das, was Sie erreichen wollen. Die Maschine füllt diese Lücken mit dem, was sie am besten kennt, dem Durchschnitt. Eine plausible Struktur, allgemeingültige Überschriften, Aussagen, die für alle zutreffen und deshalb niemandem nützen.

Das Ergebnis ist nicht falsch. Es ist austauschbar. Und bei Unternehmensunterlagen ist Austauschbarkeit der einzige wirklich disqualifizierende Mangel: Sie signalisiert, dass niemand nachgedacht hat.

Die vier Eingaben, die das Ergebnis bestimmen

Vier Dinge sind zu liefern. Keines ist optional, und ihr Fehlen zeigt sich in der Reihenfolge der Aufzählung.

1. Die Vorlage

Die konkreteste Eingabe und die am häufigsten vergessene. Ohne Ihre PowerPoint-Vorlage kann kein Werkzeug etwas erzeugen, das nach Ihnen aussieht. Es erzeugt etwas, das nach ihm aussieht.

Eine gute Vorlage ist keine Datei mit hübschen Folien, sondern ein aktueller Master mit korrekt definierten Layouts, Ihren Designfarben und Ihren Schriften. Ist Ihre interne Vorlage zusammengeflickt, wird das Ergebnis zusammengeflickt sein, mit jedem Werkzeug. Das ist ein eigenes Thema, behandelt in unserem Beitrag darüber, warum KI das Corporate Design zerlegt.

2. Das Ausgangsmaterial

Es unterscheidet ein Unternehmensdokument von einem Referat.

Ihre Quartalszahlen, Ihre Besprechungsnotizen, das Protokoll des letzten Gremiums, der Foliensatz des Vorjahres, die Rahmennotiz Ihrer Geschäftsführung. Diese Elemente, und nur sie, machen eine Präsentation für einen Wettbewerber unreproduzierbar.

Die nützliche Gewohnheit: Fassen Sie nicht zusammen, bevor Sie liefern. Viele verdichten ihre Quellen der Klarheit halber auf drei Zeilen und löschen dabei genau das, was das Ergebnis spezifisch gemacht hätte. Geben Sie das Rohmaterial; das Sortieren ist die Arbeit, die Sie delegieren.

3. Die Absicht

Zwei Fragen, und sie verändern alles: Wer sitzt im Raum, und was erwarten Sie von diesen Personen?

„Den Vertriebsplan dem Vorstand vorlegen, um drei Budgetentscheidungen zu erwirken“ und „den Vertriebsplan dem Vertriebsteam vorstellen, damit es sich die Ziele zu eigen macht“ ergeben zwei Dokumente mit unterschiedlicher Länge, Dichte und Tonlage. Ein Generator, der diesen Unterschied nicht kennt, liefert den kleinsten gemeinsamen Nenner beider.

4. Die Randbedingungen

Die Folienzahl. Die Dauer der Sitzung. Die Themen, die außen vor bleiben. Die Vertraulichkeitsstufe. Die Zahlen, die den Raum nicht verlassen dürfen.

Randbedingungen werden meist als Einschränkungen wahrgenommen; tatsächlich sind sie Informationen. „Maximal zwölf Folien, zwanzig Minuten, der laufende Rechtsstreit bleibt unerwähnt“ sagt mehr über Ihre Lage aus als drei Absätze Kontext.

Der Auftrag: vorher und nachher

An einem Beispiel wird der Unterschied sichtbar.

Der generische Auftrag:

„Erstellen Sie eine Präsentation zu unseren Ergebnissen im dritten Quartal.“

Der Auftrag, der funktioniert:

„Beschlussvorlage für die Vorstandssitzung am 24. September, 20 Minuten, maximal 12 Folien, auf der beigefügten PowerPoint-Vorlage. Ziel: Freigabe der Neubepreisung der Reihe B und der Verschiebung des Projekts Atlas ins erste Quartal. Publikum: Vorsitz, Finanzressort, Vertriebsleitung; der Kontext ist bekannt, kommen Sie zur Sache. Beigefügtes Material: die Margentabelle Q3, das Protokoll des Lenkungsausschusses vom 2. September, der Foliensatz aus Q2. Der Lieferantenstreit darf nicht auftauchen. Jede Feststellungsfolie muss eine ausdrückliche Empfehlung tragen.“

Der zweite Auftrag ist nicht aus Freude an der Länge länger. Jeder Satz nimmt der Maschine eine Entscheidung ab, die sie sonst für Sie getroffen hätte, und zwar im Durchschnitt.

Was zu streichen ist: das am besten belegte Prinzip

Ist der Foliensatz erst da, ist der Instinkt, hinzuzufügen. Eine erläuternde Grafik, ein Zitat, eine Kontextfolie. Fast immer ist das Gegenteil richtig, und es gehört zu den am besten gesicherten Befunden der Forschung zum multimedialen Lernen.

Das Kohärenzprinzip von Richard Mayer besagt, dass Menschen besser lernen, wenn überflüssige Wörter, Bilder und Töne weggelassen statt hinzugefügt werden. Das ist keine Designermeinung: Das Prinzip wurde in 23 von 23 experimentellen Prüfungen bestätigt, bei einer mittleren Effektstärke von 0,86. In den Sozialwissenschaften ist ein derart konsistent replizierter Effekt dieser Größe selten.

Das benachbarte Signalisierungsprinzip ergänzt, dass tiefer verstanden wird, wenn Hinweise die Gliederung des Wesentlichen hervorheben. Also: weniger Elemente, aber eine deutlichere Hierarchie.

In die Praxis eines erzeugten Foliensatzes übersetzt:

• Die Kontextfolie, nach der niemand gefragt hat: streichen.
• Das dekorative Bild ohne informierende Funktion: streichen.
• Die Grafik, die den Text wiederholt: streichen.
• Der Themen-Titel: durch eine Aussage ersetzen.

Ein Satz aus zwölf tragfähigen Folien schlägt einen aus zwanzig, von denen acht Füllmaterial sind, und er entsteht schneller.

Iterieren: nach Absicht korrigieren, nicht Folie für Folie

Ein letzter methodischer Punkt, und der zeitsparendste.

Der Reflex ist, den Foliensatz von Hand Folie für Folie durchzugehen. Das ist der langsamste und instabilste Weg: Jede manuelle Änderung droht von der Vorlage abzuweichen, und nichts sichert die Stimmigkeit des Ganzen.

Wirksame Korrektur läuft über die Absicht: „Folien 4 bis 7 sind für dieses Publikum zu detailliert, verdichten Sie sie auf zwei“, „jede Feststellung muss mit einer Empfehlung enden“, „ersetzen Sie alle Themen-Titel durch Aussagen“. Eine solche Anweisung wirkt auf das gesamte Dokument und erhält die Stimmigkeit, während zwölf manuelle Korrekturen sie zerstören.

Die Ausgangs-Checkliste

Bevor Sie irgendetwas versenden:

• Das Design der Unternehmensvorlage ist das tatsächlich angewandte.
• Jeder Titel ist eine Aussage, kein Thema.
• Jede Zahl ist auf eine Quelle zurückführbar, die ich vorlegen kann.
• Abgrenzung und Stichtag stehen auf den Datenfolien.
• Ich habe mindestens zwei Folien gestrichen. Konnte ich nichts streichen, habe ich nicht gegengelesen.
• Fußzeile und Nummerierung stehen auf 100 % der Folien.

Woran sich ein Werkzeug messen lässt

Ein Generator wird nicht an der ersten Fassung gemessen; jede Vorführung überzeugt. Er wird an drei Punkten gemessen: Geht er von Ihrer Vorlage aus, nimmt er Ihr Rohmaterial an, und ist die dritte Iteration so sauber wie die erste?

Das ist die Arbeitslinie von Paul: auf der Unternehmensvorlage aufbauen statt eine Ästhetik aufzuzwingen, Ihre Quellen so aufnehmen, wie sie sind, und am Ausgang als PPTX bearbeitbar bleiben. Wie sich das an einer realen Unternehmensvorlage verhält, beschreibt die Seite Präsentation mit Ihrer Unternehmensvorlage, die Nutzungsbedingungen die Seite Preise.

Eines allerdings lässt sich nicht delegieren: die Entscheidung, was Sie aus dem Raum mitnehmen wollen. Keine Menge an Material ersetzt diesen einen Satz, und er bewahrt einen Foliensatz davor, generisch zu sein.

Quellen

• Richard E. Mayer und Logan Fiorella, Principles for Reducing Extraneous Processing in Multimedia Learning, The Cambridge Handbook of Multimedia Learning: Kohärenz-, Signalisierungs- und Redundanzprinzip; experimentelle Befunde und Effektstärken.
• Microsoft, What is a slide master in PowerPoint?: Rolle von Master und Layouts in einer Vorlage.